روند نگارش Request For Proposal :: RFP

كليات:

در روند اجراي يك پروژه يا در فرآيند تهيه يك نرم افزار، مسلماً انتخاب مجري واجد شرايط براي انجام آن از اهميت به سزايي برخوردار است. اين انتخاب نيز مستلزم آگاهي هرچه بيشتر مجري، از چارچوب و شرايط تعيين شده براي پروژه و يا موضوع كار توسط كارفرما مي باشد.
به منظور ارائه اطلاعات و شرايط موردنياز در ارتباط با انجام يك پروژه يا ايجاد يك سيستم نرم‌افزاري، مستندي تحت عنوان  RFP) (Request For Proposal = درخواست براي ارائه پيشنهاد، توسط كارفرما ارائه مي گردد. مندرجات درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) به بيان اهداف، داشته ها، خواسته ها، محدوديت ها و شرايط مرتبط با پـروژه يا سيستم مورد تقاضا مي پردازد و بنابراين از اهميت ويژه يي برخوردار است.
لازم به ذکر است که به منظور تهیه RFP  منطبق با مندرجات بیان شده در این راهنما می توان از مشاور ویا بسته به حساسیت و اهمیت پروژه از شرکت ثالث تهیه کننده RFP استفاده نمود.
 
مزاياي درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP)
·        شناخت واقعي نيازهاي پروژه
·        دريافت اطلاعات درست و دلخواه در رابطه با نيازهاي اعلام شده
·        تخمين درست هزينه و زمان پروژه
·        امکان مقايسه بهتر و ساده تر پيشنهادهاي دريافت شده
·        کمک به اخذ تصميم آگاهانه
·        کاهش مخاطرات پروژه
·        کاهش شکايات احتمالي آتي پروژه
·        كمك به انجام پروژه در يك تشكيلات اجرايي مناسب و منسجم
·        نشانه جديت كارفرما در انجام پروژه
·        دريافت پيشنهادات تكميلي و اضافي از پيشنهاد دهندگان
      ·    كمك به تنظيم پيمان نامه منطبق با نيازهاي اعلام شده
 
بخش هاي اصلي يک درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) عبارتست از:
1.                    جلد
2.                   بخش اداري و اجرايي
3.                  بخش فني
4.                   بخش مديريتي
5.                  بخش قيمت
6.                   پيوست ها
 
جلد
درج عناوين زيردر جلد درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) ضروري مي باشد:
·         نام سازمان يا شركت كارفرما
·        عنوان پروژه يا سيستم
·        تاريخ برگزاري جلسه يا جلسات احتمالي پرسش و پاسخ
·        مهلت ارسال پيشنهاد
·        ساير اطلاعات مورد نياز (تهيه كننده، تاريخ تهيه، كدشناسه، ....)
 
بخش اداري و اجرايي
در بخش اداري و اجرايي درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) مطالب زير بيان
مي شوند:
·        مقدمه
·        هدف از ارائه درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) و بيان اهداف،                        
·        نيازهاي پروژه و محدوديت هاي احتمالي
·        شرايط شركت، در مسابقه و نحوه ارسال پيشنهادات به كارفرما
·        قالبي که بايد پيشنهاد ها بر طبق آن ارائه شود
·        ضوابط و نحوه ارزيابي پيشنهادها
·        قوانين و مقررات حاكم بر پروژه
·        دستورالعمل جلسه پرسش و پاسخ (در صورت وجود)
·        تيم تهيه کننده درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP)
 
بخش فني
الف - وضع موجود سازمان در محدوده پروژه يا  سيستم موردنياز :
در اين بخش اطلاعات مربوط به وضع موجود سازمان در محدودة پروژه يا سيستم موردنياز و همچنين اطلاعات محيط فني سازمان تا آنجا كه بتواند پيشنهاد دهنده را در جهت شناخت صحيح پروژه يا سيستم كمك نمايد، مي بايستي ارائه شود. رئوس كلي اين اطلاعات عبارتنداز:
 
1-   فرآيند انجام کار
2-  ارائه نمودار گردش کار وضع موجود
3- پردازشهاي اصلي بيان شوند
4-  ورودي هاي پردازشهاي اصلي
5- خروجي هاي پردازش هاي اصلي
6-  نحوه نگهداري داده ها
7- ميزان و حجم پردازش داده ها
8- تعداد کاربران
9-  سکوهاي سخت افزاري
10-  سکوهاي نرم افزاري
11-  سکوهاي شبکه و مخابراتي
 
ب- نيازها و انتظارات سازمان در حوزه پروژه يا سيستم موردنياز
در اين بخش در صورتي كه كارفرما نسبت به محيط فني و زيرساخت پروژه يا سيستم موردنظر تصميم گرفته باشد، اعلام مي گردد. در غيراينصورت مورد باید توسط پيشنهاد دهنده مشخص و ارائه گردد. رئوس كلي اين اطلاعات عبارتنداز:
1-     فرآيند مورد انتظار انجام کار به چه شکلي است؟
2-    نيازها از سيستم جديد
3-    استانداردهاي مورد نظر
4-    نحوه‌دادوستد‌اطلاعاتي‌وتعامل‌سيستم‌هاي مورد نظر با سيستم هاي موجود
5-    نحوه نگهداري داده ها
6-    سکوهاي سخت افزاري مورد نظر
7-    سکوهاي نرم افزاري مورد نظر
8-    سکوهاي شبکه و مخابراتي مورد نظر
 
بخش مديريتي
سازمان و يا شرکتي که با تهيه درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) سعي در تشريح نيازهاي خود براي اشخاص حقيقي و حقوقي جهت ايجاد يک سيستم يا انجام يك پروژه نرم افزاري مي نماید بايد ديدگاه خود را در رابطه با چگونگي انجام مراحل مختلف کار به وضوح و به نحو شفاف بيان كند.
ذکر اين نکته ضروريست که در حين انجام کار با توافقات طرفين قرارداد در صورت لزوم مي‌توان تغييراتي را در نحوه انجام کار ايجاد نمود.
روش ها و چگونگي انجام مواردي كه مي بايستي توسط پيشنهاد دهندگان تشريح و ارائه شوند عبارتند از:
·        طرح مديريت پروژه
·        زمانبندي پروژه
·        روش طراحي، توسعه و پياده سازي
·        چگونگي استقرار تيم پروژه
·        چگونگي تحويل و نصب و راه اندازي
·        روش آزمون پذيرش
·        چگونگي آموزش
·        چگونگي پشتيباني
 
 بخش قيمت
-       در اين بخش از درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) ، كارفرما ساختاري يکسان براي نحوه دريافت قيمت از پيشنهاد دهندگان ارائه مي‌دهد. اين ساختار به نحوي است که آناليز قيمت پيشنهادي توسط پيشنهاد دهندگان به شکلي يکسان ارائه شود و سازمان با سهولت و سادگي بيشتري بتواند قيمت هاي پيشنهادي را با يکديگر مقايسه نمايد. توجه به نكات زير در ساختار ارائه شده و دريافت قيمت از پيشنهاد دهندگان از درجه اهميت برخوردار مي باشد:
-       ساختار و آناليز قيمت باتوجه به نوع پروژه مي تواند متفاوت باشد
-       قيمت پيشنهادي نبايد صرفا به بيان يك عدد ختم گردد، بلكه بايد با آناليز کامل همراه باشد
 
پيوستهاي درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP)
در انتهاي درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) ، موارد زير نيز به پيوست ارائه مي گردد:
-       متن قرارداد
-       ساير اطلاعات مورد نياز مرتبط با پروژه